Formkrav m.v. til en samling.

Alt materiale, herunder eventuelt et skriftligt forelæggelsesnotat, der vedrører det pågældende dagsordenspunkt, afleveres til Bureauet for Inatsisartut.

Materialet skal være påført korrekt dagsordensnummer og afleveres i 10 grønlandske og i 10 danske eksemplarer, dog skal redegørelser afleveres i 25 eksemplarer på begge sprog. Vi vil som vanlig omdele materialet elektronisk, i første omgang til medlemmerne, og partisekretariaterne.

FFL og TB anmodes dog afleveret i 40 grønlandske og i 40 danske eksemplarer,

Dagsordenspunktnumre fremsendes forud for en samling, og ved yderligere behov for dagsordenspunktnumre kan disse rekvireres via inatsisartut@inatsisartut.gl. Husk også at enkelte tilbagevendende punkter har et ”fast punktnummer”.

Materialet skal endvidere afleveres i elektronisk form som vedhæftede filer i mailsystemet. Materialet fremsendes som vedhæftede filer til: inatsisartut@inatsisartut.gl. Materialet til hvert enkelt punkt sendes som en særskilt e-mail. Punktnummer og gerne forslagets titel (i kort form) skal fremgå af e-mailens titel med henblik på korrekt identifikation af materialet i journalen.

Vær særligt opmærksom på, at alt relevant bilagsmateriale også fremsendes, og at det fremgår tydeligt, hvilke bilagsnummer der er tale om ved fil-navngivningen.

Alt materiale, der ønskes omdelt samme dag, må være i bureauet senest kl 13.00. Ved senere aflevering omdeles det modtagne materiale på næste hverdage.

Dagsordensnummeret skal inden kopiering være påført alle dele af materialet øverst til højre på første side og nederst i venstre hjørne.

Såfremt der er flere dokumenter under det pågældende punkt, skal dokumenterne hæftes sammen i følgende rækkefølge i hvert sprog for sig.

• Forelæggelsesnotatet el. svarnotatet

• Lovforslag

• Bemærkninger

• Evt. bilag

I den elektroniske form skal alt materiale til det pågældende dagsordenspunkt afleveres i Word-format og med fil-extension .doc eller docx, hvert sprog for sig. Såfremt bilag findes som regneark, afleveres det i Excel- format og med fil-extension .xls. Bilag accepteres også i Portable Document Format (PDF).  

Bureauet for Inatsisartut kvitterer ved modtagelsen for, at materialet opfylder kravene under nærværende punkt 1 og 2. Hvis materialet ikke opfylder kravene under punkt 1 og 2, vil Bureauet afvise at modtage materialet.

Ret meget gerne henvendelse til Bureauets journal v/Kontorfuldmægtig David Lynge-Frederiksen, dafr@ina.alla.gl og tlf. 34 61 33, såfremt der måtte være tvivl om disse krav.

Da Bureauet inden aflevering af forskelligt materiale til dagsordenspunkterne ofte modtager opringninger fra de forskellige departementer og styrelser om, hvorledes dette materiale skal opstilles, erindres om, at formkrav m.v. kan ses på vores hjemmeside www.inatsisartut.gl. Klik på ”Samlinger” og herefter ”Procedurer og Formkrav”.

Regler omkring filnavngivning og procedurer kan findes på www.inatsisartut.gl. Se det under pkt. 3 ovenfor angivne link.

Vær særligt opmærksom på, at en hensigtsmæssig navngivning af elektroniske filer til bilagsmateriale skal gøre det simpelt uden mulig tvivl at identificere og sortere materialet.

Ved spørgsmål herom kan de sendes til vores e-mail: inatsisartut@inatsisartut.gl

Med henblik på at minimere behovet for fremsættelse af rettelsesblade bør den lovtekniske gennemgang så vidt muligt være afsluttet ved fremsættelse af de enkelte lovforslag, dvs. i god tid inden fristdagen for en samling.

F.s.v. angår lovforslag, skal en eventuel høring være fyldestgørende omtalt i lovforslagets almindelige bemærkninger, jfr. de gældende lovtekniske retningslinjer. Det er derfor tilstrækkeligt at aflevere blot ét eksemplar af det samlede høringsmateriale til Bureauet. Høringsmaterialet omfatter sædvanligvis følgende:

• Kopi af høringsskrivelse,
• kopi af indhentede høringssvar,
• kopi af lovforslaget i den version, som er sendt i høring,
• evt. høringssvarnotat,
• evt. oplysninger om hvem der er blevet opfordret til at afgive høringssvar, i det omfang, dette ikke fremgår af lovforslagets almindelige bemærkninger,
• oplysninger om den anvendte høringsfrist.

Høringsmaterialet skal indleveres til Bureauet samtidig med det til høringsmaterialet tilhørende lovforslag.

Materialet afleveres såvel i papirform som i elektronisk form. Såfremt ovenstående forhold iagttages, er det ikke fornødent at oversætte det samlede høringsmateriale, men et Inatsisartut udvalg eller dets udvalgssekretær vil til enhver tid kunne rekvirere en oversættelse af materialet eller dele heraf fra Naalakkersuisut med henblik på udvalgets behandling.

Også Naalakkersuisuts beslutningsforslag (f.eks. forslag om anordning af dansk lovgivning for Grønland og forslag om Grønlands Selvstyres tilslutning til konventioner) og redegørelser, kan være sendt i høring. I det omfang dette er tilfældet, opfordres departementerne til i et bilag (Høringsnotat) til beslutningsforslaget / redegørelsen at redegøre for indholdet af de enkelte høringssvar og Naalakkersuisuts bemærkninger hertil, således at Inatsisartuts partier og medlemmer har kendskab hertil forud for 1. behandlingen, på samme måde som for lovforslag. 

Iagttages denne opfordring, gælder ovenstående retningslinjer vedr. høringsmaterialet og oversættelse heraf tillige for beslutningsforslag og redegørelser med de modifikationer, som følger af forholdets natur.

Alt materiale skal indleveres på både grønlandsk og dansk. Dette gælder også bilag, som vedlægges.

I særlige tilfælde, f.eks. hvor danske love skal ikraftsættes for Grønland, kan det dog forekomme, at dele af materialet alene foreligger på dansk. For internationale konventioner kan det tilsvarende gøre sig gældende, idet dele af materialet kan foreligge alene på engelsk. I sådanne tilfælde skal der foran materialet være et grønlandsk (og gerne dansk) resumé.

Særlig sproglig agtpågivenhed bør udvises over for forslag om anordning af danske love for Grønland. Det har således senest været erfaringen, at oversættelsen til grønlandsk af flere anordninger var af sproglig ganske dårlig kvalitet.

I bilaget til Forretningsorden for Inatsisartut findes bestemmelser omkring taletider til forelæggelser og svarnotater for Naalakkersuisut og medlemmerne. Derfor skal forelæggelsesnotater og svarnotater i længden tilpasses taletiderne, således taletiderne kan overholdes.

Endvidere skal forelægges- og svarnotater naturligvis være korrekturlæst og sprogligt korrekte og indholdsmæssigt enslydende på både grønlandsk og dansk, inden de fremsendes til Inatsisartut.

I det tilfælde, at det vurderes, at forelæggelse af materiale ikke kan ske indenfor de i bilaget til forretningsordenen anførte taletider, har Formandskabet for Inatsisartut efter egen bestemmelse mulighed for at imødekomme ønsker om forlænget taletid. Anmodninger herom med præcis angivelse af den ønskede yderligere taletid må fremsættes på et så tidligt tidspunkt, som det overhovedet er muligt, idet sådanne anmodninger som udgangspunkt ikke kan forventes behandlet, hvis de modtages mindre end 48 timer før forslagets behandling. Anmodninger om forlænget taletid sendes til inatsisartut@inatsisartut.gl

Der afleveres en samlet liste over de anmeldte punkter fra Naalakkersuisut i forbindelse med indleveringen af forslag senest på fristdagen.

Listen skal omfatte alle punkter, som ønskes behandlet under samlingen. F.s.v. angår punkter, som ikke foreligger klar til omdeling til Inatsisartut på fristdagen, skal det af anmeldelseslisten klart og udtømmende fremgå:

1. Hvorfor er materialet ikke klart?
2. Hvornår kan materialet fremsendes?
3. Hvilke konsekvenser vil det have, såfremt punktet først behandles på næste forventede ordinære samling?

Hvis der fra Naalakkersuisut er specielle ønsker til en behandlingsdato til et eller flere punkter samt eventuelle ønsker om sambehandling af punkter, skal disse være anført i anmeldelseslisten.

Ved lov-og beslutningsforslag skal der i henhold til hidtidig praksis gå 3 uger fra forslaget er omdelt til Inatasisartut, til det kan 1. behandles.

Forslaget sættes ikke til 2. behandling tidligere end 3 uger efter 1. behandlingen, og for så vidt angår lovforslag sættes forslaget ikke til 3. behandling tidligere end 1 uge efter 2. behandlingen.

Man bør endvidere oplyse, om nogle lovforslag kan/bør afvente en 2. og 3. behandling på efterfølgende samling.

I forbindelse med udarbejdelsen af dagsordenen, skal der senest på fristdagen foreligge en oversigt over de enkelte medlemmer af Naalakkersuisuts fravær under samlingen. Listen skal vise, konkret hvilke dage det pågældende medlem af Naalakkersuisut ikke vil kunne deltage i behandlingen af vedkommendes punkter i salen, dvs. at rejsedage skal være inkluderet.

Der vil ved udarbejdelsen af dagsordenen til samlingen så vidt muligt blive taget hensyn til fravær, der er meddelt på fristdagen, idet garanti om en sådan hensyntagen i ethvert tilfælde dog ikke kan gives. Der kan som udgangspunkt ikke forventes ændringer i dagsordenen grundet rejseplaner og andet fravær, som først meddeles efterfølgende. I det tilfælde, at et medlem af Naalakkersuisut nødsages til at være bortrejst under samlingen under behandlingen af et af ”sine” punkter, må et andet medlem af Naalakkersuisut derfor repræsentere vedkommende under behandlingen i Salen.

Det er Bureauets oplevelse, at der ofte under samlingerne arrangeres seminarer, konferencer og lignende af interesse for medlemmer af Inatsisartut. Sådanne arrangementer bør planlægges i god tid og tidssættes under hensyn til møderne i Salen. Møderne i salen ligger normalt på tirsdage, onsdage samt torsdage fra kl. 11.00 til 16:00. Hvis departementerne allerede på nuværende tidspunkt har planlagt seminarer, konferencer eller lign., hvor der kan forventes deltagelse af medlemmer af Inatsisartut, bør oplysningen tilgå Formandskabet på fristdagen.

De endelige mødedage i salen på den kommende samling fremgår af hjemmesiden.

Brugen af rettelsesblade er omtalt i Naalakkersuisuts lovtekniske retningslinjer samt på Inatsisartuts hjemmeside under oversigten over procedurer og formkrav.

Bureauet modtager desværre ofte rettelsesblade, som ikke er i overensstemmelse med de her anførte formkrav.  Disse rettelsesblade må desværre afvises.

Det findes derfor nødvendigt, at erindre om nødvendigheden af, at disse formkrav efterleves.

Jf. § 35 i forretningsorden for Inatsisartut og tilhørende bestemmelser, er det kun få redegørelser, der skal forhandles i Inatsisartut. Det gælder f.eks. den årlige Politisk-økonomiske beretning Se § 35, stk. 5, i Forretningsorden for Inatsisartut. Formandskabet kan herudover give tilladelse til forhandling i særlige tilfælde.

Et sådant særligt tilfælde anses at foreligge, hvis Inatsisartut selv har vedtaget, at en redegørelse skal forhandles.

Der kan herudover som helt klar hovedregel ikke forventes forhandling af redegørelser.

Redegørelser, som alene ønskes omdelt, kan fremsendes hele året. Der kan for sådanne tillades ren elektronisk omdeling, idet Bureauet dog anbefaler, at omdeling også sker i papirform i det under punkt 1 ovenfor anførte sædvanlige antal.

Materiale udsendes på denne vis sædvanligvis en eller flere gange dagligt under samlingerne.

Jf. § 37, stk. 5, i forretningsorden for Inatsisartut, er der en ugentlig spørgetime på onsdage, hvor der er møder i salen. Denne spørgetime foregår indenfor 1 time, hvor ét medlem af Naalakkersuisut uden anmeldelse direkte stilles spørgsmål fra medlemmerne af Inatsisartut. Spørgetimen lægges sædvanligvis om onsdagen i tidsrummet fra kl. 10:00 til kl. 11:00.

Listen over, hvilke medlemmer af Naalakkersuisut, der vil kunne stilles spørgsmål til, bør tilsendes Inatsisartut inden samlingens start.

Formandskabet for Inatsisartut holder jævnligt møder under samlingerne, alt efter behov. Formandskabet holder dog ikke som tidligere møder hver dag under samlingerne.

Henvendelser af betydning for forhandlingerne i Salen må som absolut hovedregel fremsendes så rettidigt, at Formandskabet kan nå at behandle henvendelsen. En henvendelse af betydning for et konkret punkt i Salen må som hovedregel tilstræbes fremsendt på grønlandsk og dansk mindst 48 timer før punktets behandling i Salen.

Henvendelser til Formandskabet fremsendes på grønlandsk og dansk til inatsisartut@inatsisartut.gl.

Ved fremsættelse af beslutningsforslag bør det sikres, at formkravene med hensyn til afstemningstemaet samt begrundelse, er overholdt. Derfor står Bureauets udvalgssekretærer til rådighed for hjælp inden et beslutningsforslag fremsættes, såfremt der måtte være behov for dette. Anvend venligst den officelle e-mail: Inatsisartut@inatsisartut.gl